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"Une approche "intégrée" de la dématérialisation de documents à valeur juridique probante
Pour Jérôme Lefèvre, Directeur Marketing & communication chez Omniklés,
une approche "intégrée" de la
dématérialisation est aujourd'hui nécessaire. C'est l'approche choisie par Omniklés qu'il nous présente ici.
Une tendance lourde
L'usage du traitement dématérialisé des documents
devient aujourd'hui incontournable pour une personne publique (marchés publics, délibérations, justificatifs avec les Préfectures et les Trésoreries, factures, courriers, courriels, bulletins
de paye, contrats, DIA, permis de construire, état civil, etc.…et archivage de l'ensemble de ces documents) et va progressivement concerner l'ensemble de ces flux documentaires. La plupart
d'entre eux nécessitent d'être en capacité de produire, le cas échéant, la preuve irréfutable et intangible de l'existence d'un document nativement électronique, alors que celui-ci n'existe
pas, juridiquement parlant, sous forme papier.
Un défi d'intégration
Si toutes les personnes publiques souhaitent maîtriser l'atteinte d'un triple objectif de productivité (chaque
processus métier doit être rendu plus simple, plus efficace et plus rapide), de confiance (indépendance juridique et technique des processus d'horodatage, de signature, d'accusé de
réception…), et de normalisation (mise en place du RGI/RGS, du format XADES, des standards d'échange DAF, ACTES, HELIOS-PESv2, ADAP, etc.), nombreuses sont celles qui réfléchissent
aujourd'hui à la manière la plus pragmatique d'intégrer dans leur organisation, un nombre de processus métier dématérialisés aussi divers.
Une collectivité doit être en capacité
d'avoir une vision globale au sein d'un outil fédérateur. Cette vision s'est déjà largement vérifiée dans les domaines tels que la gestion commerciale, comptable, la production, la relation client. Ce niveau d'intégration et de mutualisation est possible au travers d'un Progiciel de Gestion Intégré ou PGI. Ainsi les services que sont la gestion des appels d'offres, des délibérations, des courriers recommandés, des factures, des justificatifs avec les Préfectures et les Trésoreries … et la gestion des archives de tous ces documents dématérialisés peuvent bénéficient d'une ergonomie identique. L'utilisateur capitalise ainsi sur un même environnement d'un module à l'autre, et peut profiter d'une vue transversale sur les processus sur lesquels il est impliqué. Chaque module est indépendant, et la mise en place peut se faire progressivement (par " silo ") tout en s'intégrant fonctionnellement de manière transverse au module précédent.
Sur un plan plus technique, l'ensemble des modules font appel à une et une seule infrastructure technique (OS dédié et sécurisé, base de données, stockage de fichiers, annuaire, protocole
de signature…). Ceci évite toute redondance inutile, fiabilise l'ensemble des processus et fait abstraction de tous les problèmes de connecteurs inter-applicatifs bien connus. Enfin, si le
PGI est indifféremment installé sur le site client, ou hébergé de manière distante, tous les services de tiers de confiance sont assurés, en toute indépendance de la personne publique.
C'est dans cette optique qu'Omnikles a conçu le premier PGI dédié à la dématérialisation de documents à valeur juridique probante : la OK-BOX. Développée sur une architecture 100 % web, la
OK-BOX ne perturbe en rien les infrastructures existantes et offre une souplesse d'intégration optimale. Omniklés présentera la OK-BOX le vendredi 16 juin à ses clients réunis au sein de son
Club Utilisateurs.
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